在信息时代的今天，随着计算机网络的广泛运用，人们的工作、通迅、管理方式发生根本改变，越来越多的企业注重内部的资料、信息管理，以往单一、简单化的管理模式已不能满足现代经济发展的需求，怎样把大量分散、孤立资料信息归档成有序、易查的信息交换系统，实现文档信息管理、办公流程管理自动化，既能使信息资源得以共享，又能使不同级别的人对不同性质、不同级别的文档信息授予相应的使用权限，建立一个安全、相通、分级授权的信息资源管理共享系统，提高工作效率，是企业亟待解决的问题。
一、企业需解决的主要问题：
企业面对日渐增多的人事档案、财务报表、材料表单、设计图纸、各类文件资料、合同管理、设备管理等主要存在如下问题：
人工查询速度慢；
存储占用空间大；
文件资料档案保存时间长，难免造成纸张受损、变质、发黄等，给企业信息资料档案调阅带来不便和影响；
打印量加大费时又费纸张，增加成本。
二、 企业资料数字化管理解决方案
主要特点：
查询方便、快捷
传统存储文件、会计凭证、客户资料、内部人力资源信息资料等归档后，调阅查询时，要花上几小时甚至更长。文档扫描数字化后按系统设计的方式建立索引归档数据，查询时，只要键入索引号或档案号即可在数秒内查到原件，大大提高工作效率。
节省空间和成本
传统文档、资料管理都是存放在企业的资料档案室，占用空间大，采用本方案只需一台电脑即可存储，且能永久保存。减少办公空间，降低成本从而也改善了办公环境。
实现资源共享
随着网络的进一步普及和广泛运用，实现跨行业、跨地区的资源共享已成为现代管理的迫切需求。
加快内部文档资料的流转，提高资料使用率。
实现可移动办公，使工作的时间、地点变得更灵活、轻松。
增加雇员之间的交流。
系统开放性
自动化办公是办公发展的一种趋势，为了发挥其应有的效益、提高管理系统功能、加速信息流转，本系统所具有的良好的开放性能完全满足这种需要。
2、系统配置
扫描仪1台
扫描软件1套
OCR软件1套
管理软件1套
计算机1台：Windows98/ME/NT/2000/XP/2003操作系统
3、系统流程:
4、效益分析
降低人工成本，提供工作效率；
节约纸张；
节约案卷保存库房。
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