税务档案是税务征收过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，也是国家税务征收机关和纳税人双方依法办税的法律公文。国家税务总局1997年1月1日颁发的《关于深化税收征管改革的方案》一文中明确指出：税收征管改革的任务是“建立以申报纳税和优化服务为基础，以计算机网络为依托、集中征收、重点稽查的新的征管模式”。由此可见税务档案的法律效力是神圣不可侵犯的。

    税收在每个征期都会形成大量的档案原件，常常要进行手工归集、整理、装订、统计、建档查阅、检索档案等，工作非常繁琐，而且由于管理和存放档案需要大量的人力、物力。使广大的办税人员为此耗费大量的时间而不能更好的投入实际征管检查中去，降低工作效率。如何将大量的文档资料存档，怎样让税务人员、办案人员、司法人员快捷地查询所需档案资料等问题亟待解决，所以在税务机关档案中心建立一个数字化、自动化、网络化的科技档案管理系统势在必行。

一、目前的税务管理模式

    一般税务局下设若干个税务所，管理辖区范围内成千上万的纳税户。税务机关在日常工作中，会产生大量的各种文件、公文、批示等文书档案，这类具有法律效力的档案资料均须妥善保管，经常查阅；另外税务管辖的纳税户在新成立、注销等过程中会向税务机关上交各种信息登记表等，这些资料存档后被视为固定档案。也是日常工作中经常要查阅到的档案；还有目前每个纳税户在每月的前1-10号（或地方规定的其他时间），需向税务机关上报上月的经营情况、各种税的缴纳情况、发票的使用情况以及各类有关报表和相关文件。这些报表及文件档案被视为流动档案。这个量也是相当庞大的，平均每个纳税户每月上交十份左右，以一万个纳税户计，每月就要产生十万多份的流动档案。

    如此庞大的资料档案量，税务人员在每月繁重的征收工作结束后还要耗费大量的时间和精力来整理、装订档案，而且还担忧着这些档案保存、查阅中纸张变质、损坏。这种传统的档案管理办法无法减轻税务机关沉重的工作负担，同时也不能满足经济快速发展中纳税户急剧增多、档案资料日益庞大的管理需求，给查询信息带来了很大的不便。

二、传统税务档案管理的问题主要表现在：

人工查询速度慢；

存储占用空间大；

档案保存时间长，难免造成纸张受损、变质、发黄等，给档案复查调阅带来影响；

 由于税务机关及相关部门经常反复查阅，频繁查阅中容易将原件损坏或丢失，给工作和档案管理造成障碍和损失。

三、 务档案数字化管理解决方案

1、 主要特点

查询方便、快捷
税务档案存放量一般都有数万份，若按传统方法存储归档，查询一个用户资料档案少则花几小时，多则几天。若将文档扫描，并进行数字化后按系统设计的方式建立索引归档数据，查询时，查询人员即可利用应用系统提供的界面，输入电子文档的检索条件：如企业税号、法人代表、企业名称等。系统将会利用该条件去匹配文档要素数据库的纪录，得到电子文档索引指针，然后进行查询。即可在数秒内查到原件，大大提高工作效率。

节省空间和成本
传统税务档案管理都是将资料存放在税务的档案室，占用空间大，采用本方案只需一台电脑即可存储，且能永久保存。减少办公空间，降低成本，并可改善办公环境。

实现资源共享
随着网络的进一步普及和广泛运用，实现跨行业、跨地区的资源共享已成为现代管理的迫切需求。

系统开放性
自动化办公是办公发展的一种趋势，为了发挥其应有的效益、提高管理系统功能、加速信息流转，本系统所具有的良好的开放性能完全满足这种需要。

2、系统配置

扫描仪1台

扫描软件1套

OCR软件1套

管理软件1套

计算机1台：Windows98/ME/NT/2000/XP/2003操作系统

3、系统流程:




4、效益分析

降低人工成本，提供工作效率；
节约纸张；
节约案卷保存库房。